Manejo y Protección De Datos Personales y Empresariales
OBJETIVO
Definir los lineamientos corporativos para el manejo de la información personal y empresarial de las partes interesadas de la Clínica Revivir S.A, de conformidad a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre del 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013.
ALCANCE
Los presentes lineamientos aplican a cada persona que tenga algún tipo de vínculo o atención con la Clínica Revivir.
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Los presentes lineamientos tienen por objeto establecer las políticas generales y procedimientos que den cumplimiento a la confidencialidad y preservación de la información generada en el proceso de atención en salud, obtenida y registrada en bases de datos, conforme a la Ley 1581 de 2012, y de igual forma se encuentra la Historia Clínica, regulada por la Ley 23 de 1981 y por la Resolución 1995 de 1999, en cuanto al diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas, de acuerdo con los lineamientos del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación.
La Clínica Revivir S.A, para efectos de garantizar a la persona la facultad de decisión sobre el uso y destino de sus datos personales, es responsable del manejo de la información de nuestros usuarios, clientes y colaboradores, con el propósito de asegurar su adecuado tratamiento e impedir su manejo ilícito y lesivo para la dignidad y derechos del afectado. Para tal efecto, este ordenamiento establece las condiciones y requisitos mínimos para el debido manejo y custodia de los sistemas de datos personales que se encuentren en posesión de los sujetos obligados, en el ejercicio de sus atribuciones.
MARCO LEGAL
.png)
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los principios que rigen el Tratamiento de sus Datos Personales son los siguientes:
Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.
Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
CATEGORÍAS ESPECIALES DE LOS DATOS
- DATO PERSONAL PÚBLICO: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. (Ej. Datos relativos al estado civil de las personas, calidad de comerciante de las personas, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, datos, entre otros.)
- DATO PERSONAL SEMIPRIVADO: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
- DATO PERSONAL PRIVADO: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad)
- DATO PERSONAL SENSIBLE: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, relativos a la salud, entre otros.
Cualquier información considerada por la normatividad como sensible, relacionada con datos sobre origen racial o étnico, afiliación sindical o a organizaciones sociales y de derechos humanos, orientación política, convicciones religiosas, orientación sexual, biométricos o datos de la salud, y que sea solicitada a la Clínica Revivir S.A por terceras personas, no será suministrada y está prohibido su tratamiento.
En todo caso, y por estricta prescripción legal, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación y comunicación masiva.
- DATOS PERSONALES DE MENORES. Se proscribe el tratamiento de datos personales de menores de edad salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
La Corte Constitucional precisó que tal prohibición debe interpretarse en el sentido de que los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los menores y se asegure el respeto de sus derechos prevalentes.
La información de los datos personales de menores de edad debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CLÍNICA REVIVIR S.A.
NIT: 800.153.463-5
Carrera 29 # 55 – 40, Sede Principal / Carrera 29 # 55ª – 56 Apto 304, Sede Administrativa Bucaramanga, Santander
Teléfono de contacto: 3176436546
Correo electrónico: coordinadoradministrativo@clinicarevivir.com
Página web: www.clinicarevivir.com
TIPO DE INFORMACIÓN REGISTRADA
Para facilitar el contacto con los usuarios, registramos y conservamos datos personales o cualquier información vinculada que pueda asociarse a la persona. Nuestra institución obtiene información de sus usuarios a través de las siguientes fuentes:
- Cuando el usuario voluntariamente nos brinda información.
- En los procesos de atención asistencial.
- En los procesos de facturación de servicios.
- Otras fuentes, que brindan información relacionada con el servicio que el usuario requiere.
La información personal recopilada puede incluir, pero no limitarse a:
- Nombre, direcciones y números de teléfono.
- Fecha y lugar de nacimiento, así como su género.
- Direcciones de correo electrónico.
- Información necesaria para facilitar el contacto u otros servicios, incluyendo información familiar o laboral.
- Número de cédula, pasaporte, nacionalidad y país de residencia.
- Uso de servicios.
- Información personal brindada a través de encuestas u otros métodos de investigación.
- Información personal brindada a la oficina de Atención al Usuario.
- Por la naturaleza de nuestra institución prestadora de servicios de salud, también registramos datos básicos de la persona responsable del paciente, así como la entidad promotora de salud a la que se encuentra afiliado.
FINALIDAD EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN
La Clínica Revivir S.A., utiliza información personal para:
Contactar a los usuarios y pacientes a los cuales se les pueda brindar información sobre prestación de servicios de salud;
Divulgación de información científica y actualización tecnológica en la Clínica;
Información sobre campañas de promoción y planes de prevención en salud;
Presentación de convenios para la prestación de servicios de salud con diferentes entidades promotoras de salud, compañías de aseguramiento o empresas de medicina prepagada.
Además de utilizarla para procesar, confirmar y cumplir con el objeto de funcionamiento de la Clínica o algún otro servicio que el usuario solicite, La Clínica Revivir S.A., puede utilizar esta información para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información, facturación, contabilidad y auditorias, relacionamiento comercial, procesamiento y verificación de medios de pago, correspondencia de nuestra área de Atención al Usuario, y/o para el funcionamiento de los programas promocionales que se llagasen a implementar.
Nosotros NO VENDEMOS la información de nuestros usuarios ni compartimos su dirección electrónica con terceros, de conformidad con esta política. Sin embargo, podemos compartir los datos de contacto de nuestros usuarios a entidades vinculadas al sector de la salud, para poder informarles sobre nuestros servicios. Igualmente, podemos brindar esta información a terceros que sería utilizada para proporcionarle la información de servicios de salud que se ajustan específicamente a sus intereses.
La Clínica Revivir S.A., también usa información de sus usuarios para identificar, desarrollar y dar a conocer servicios que a nuestro juicio, son valiosos para los usuarios, pacientes y población en general, y puede comunicarse a través del correo electrónico, mensajes de texto o correo físico. Ocasionalmente, podrán recibir información sobre nuevos servicios, habilitación de centros de salud, programas de prevención entre otros. Además, podríamos proporcionar a empresas expertas en divulgación de información relativa a la prestación de servicios de salud, las cuales están sujetas a estrictos procesos de confidencialidad y seguridad de información.
DERECHOS DE TITULARES DE DATOS
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de la Clínica Revivir S.A, tienen los derechos descritos en este punto en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.
El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.
DERECHO DE ACCESO: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o sesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
DERECHO DE ACTUALIZACIÓN: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
DERECHO DE RECTIFICACIÓN: Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
DERECHO DE CANCELACIÓN: Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
DERECHO A LA REVOCATORIA DEL CONSENTIMIENTO: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a la Clínica Revivir S.A para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.
DERECHO DE OPOSICIÓN. Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Gerencia de la Clínica Revivir S.A, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de información.
DERECHO A PRESENTAR QUEJAS Y RECLAMOS O A EJERCER ACCIONES. El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. La Clínica Revivir S.A dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.
DERECHO A OTORGAR AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS. En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en la Clínica Revivir S.A. De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
En casos de emergencia médica o sanitaria.
Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.
En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.
DEBERES PARA LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.
Cuando la Clínica Revivir S.A., o cualquiera de los responsables de estos lineamientos, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Cuando la Clínica Revivir S.A., o cualquiera de los responsables de estos lineamientos, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en este documento y en la ley. Esta función estará en cabeza de la Coordinación de Atención al Usuario.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
DEBERES COMUNES DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Además de los deberes antes descritos en cabeza de la Clínica Revivir S.A., y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:
Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata la Clínica Revivir S.A.
Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales.
Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up del base de datos que contienen datos personales.
Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta norma por parte de los destinatarios de la misma.
Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
Aplicar esta norma sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad de la Información de la institución.
Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.
Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
Al realizar el Tratamiento de los Datos Personales y Datos Personales Sensibles, La Clínica Revivir S.A cumplirá con los requisitos de las Normas Aplicables. En el presente documento se establecen las principales finalidades con que se realizará dicha actividad. No obstante, en el momento de recolección de datos, y de solicitud de la respectiva autorización, se podrán informar las finalidades específicas para las cuales se realiza la recolección de los datos.
Cumplir con las obligaciones contraídas con los Titulares de los Datos Personales y Datos Personales Sensibles, y ejecutar las obligaciones existentes según las relaciones contractuales vigentes.
Realizar las actividades propias del objeto social de la Clínica
Realizar la gestión y administración de los Recursos Humanos
Atender y gestionar las solicitudes y sugerencias realizadas por los clientes, proveedores y terceros en general.
Realizar actividades mercadeo y publicidad de los bienes y servicios ofrecidos por la Clínica Revivir S.A.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
La Clínica Revivir S.A como Responsable del Tratamiento ha adoptado procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.
Sin embargo, tratándose de datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por la Clínica Revivir S.A., siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
La Clínica Revivir S.A como Responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.
Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a la Clínica Revivir S.A, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a la Clínica Revivir S.A la autorización respectiva.
Todo Titular de sus datos puede en todo momento solicitar a la Clínica Revivir S.A como Responsable del Tratamiento, la supresión de los datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, para lo cual usted podrá utilizar los canales habilitados que se encuentran previstos en este documento.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
De acuerdo con lo previsto, se entiende por Datos Sensibles: “aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueden generar su discriminación”.
Por tanto, el Tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refiere el Artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos:
Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, la Clínica Revivir S.A cumple las siguientes obligaciones:
Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
El Titular de los datos puede en todo momento solicitar a la Clínica Revivir S.A como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Sin embargo, se debe tener en cuenta que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando, como Titular de los datos, tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de la Clínica Revivir S.A.
Los mecanismos que han sido dispuestos por la Clínica Revivir S.A, de fácil acceso y de forma gratuita, para que el titular de los datos presente en cualquier momento la solicitud de supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización otorgada, son:
Página Web
Correo electrónico
Dirección Empresarial.
Si vencido el término legal respectivo, la Clínica Revivir S.A como Responsable no elimina los datos personales de sus bases de datos, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
Finalmente, es importante resaltar que los datos personales serán conservados en las bases de datos de la Clínica Revivir S.A cuando así se requiera en cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Si el usuario o paciente considera que la Clínica Revivir S.A no debe utilizar o compartir su información personal con las finalidades aquí recogidas o no quiere recibir materiales informativos relativos a la Clínica, debe escribir al correo electrónico coordinadoradministrativo@clinicarevivir.com, Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesitas tener JavaScript habilitado para poder verlo. manifestando su negativa. La solicitud será tramitada en el menor tiempo posible.
PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN
En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, la Clínica Revivir S.A adopta el siguiente procedimiento:
El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por la Clínica Revivir S.A para el ejercicio del Habeas Data. La Institución podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.
La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que la Clínica Revivir S.A proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.
Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
Documentos que soportan la solicitud.
Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.
Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, la Clínica Revivir S.A así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. Clínica Revivir S.A., podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, la Clínica Revivir S.A indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto”.
La Clínica Revivir S.A, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará la Clínica Revivir S.A cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros 15 días.
La Clínica Revivir S.A., en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.
La Clínica Revivir S.A. documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización.
Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descritos
CONSULTAS
Los titulares y sus causahabientes podrán formular consultas a Clínica Revivir S.A relativas a los datos del titular que reposen en las bases de datos institucionales a través de la oficina de Coordinadora Administrativa de Clínica Revivir S.A. mediante documento físico o por vía electrónica a la dirección coordinadoradministrativo@clinicarevivir.com.
Esta consulta será atendida en diez (10) días hábiles. En caso de no poder cumplir este término, Clínica Revivir S.A informará al solicitante de los motivos de la demora y tendrá cinco (5) días hábiles más para responder la consulta.
RECLAMOS
Si un titular o causahabiente considera que la información contenida en las bases de datos de Clínica Revivir S.A necesita corregirse, modificarse o actualizarse, o sienta que está ha incumplido en todo o en parte esta política de protección de datos o las leyes con respecto al tema, o ha vulnerado alguno de sus derechos como titular de datos personales, podrá interponer un reclamo ante la oficina de Coordinadora Administrativa de la Clínica Revivir S.A. en el cual manifieste la inconformidad e indique cómo se le están vulnerando sus derechos.
El reclamo tendrá que formularse mediante documento físico y presentarse en las instalaciones de dicha oficina. De haberse formulado en una dependencia de la empresa no competente para este propósito, esta tendrá dos (2) días hábiles para hacérselo llegar a la oficina de Coordinadora Administrativa de Clínica Revivir S.A. Si el reclamo resulta incompleto, se le informará esto al usuario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del documento para que lo subsane en los próximos dos meses. De no hacerlo, se entenderá que el usuario desiste de su reclamo.
Desde el momento en el que el reclamo estuviere completo, se incluirá una leyenda de “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en el dato que corresponda de la base de datos y deberá ser resuelto dentro de los siguientes quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que fue recibido. En caso de no poder cumplir este término, Clínica Revivir S.A informará al solicitante de los motivos de la demora y tendrá ocho (8) días hábiles más para responder el reclamo.
Una vez agotado este trámite y si el reclamante no estuviere de acuerdo con la respuesta del reclamo, podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
SUPRESIÓN DE DATOS O REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
El procedimiento para solicitar la supresión de datos o la revocatoria de la autorización será el mismo de los reclamos. Estos no procederán si el titular tiene el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. En caso de solicitar la supresión de los datos al considerar que no se ha hecho un uso adecuado de estos, será necesaria la declaratoria de la Superintendencia de Industria y Comercio que certifique que el responsable ha dado un tratamiento inadecuado a estos.
CAMBIO DE POLÍTICAS
En caso de que Clínica Revivir S.A realice un cambio en la política de protección de datos que implique una modificación sustancial de derechos, deberes, finalidades del tratamiento de datos o identificación del responsable, deberá comunicar estos cambios a los titulares antes o a más tardar al momento de implementar los cambios. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, Clínica Revivir S.A deberá obtener una nueva autorización del titular.
VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
La información contenida en nuestras bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo por el que el tratamiento de esta es requerido, o el periodo de vigencia señalado por clausulas legales o contractuales.
BIBLIOGRAFÍA
No Aplica